Zeit- und Ideenmanagement mit Mindmapping – Mehr Übersicht, mehr Kreativität, höhere Produktivität und weniger Stress
01.03.2011
Wir betrauern den frühen Tod unseres Kollegen und Freundes Dr. Bernhard Schach. Ein Nachruf.
Wer in seinem Studium und Beruf oder seinem Privatleben die Übersicht verliert, arbeitet nicht nur ineffizient, sondern lebt auch gefährlich. Es drohen nicht nur verpasste Termine und nicht eingehaltene Fristen, sondern u.U. auch ernste Krankheiten. So berichten Infarktpatienten häufig, dass sie in der Zeit vor dem Infarkt über längere Zeit das Gefühl hatten, ihre Arbeit nicht mehr übersehen zu können, nicht mehr wussten, was auf sie zukam. Das macht Angst und Stress. Wer sich also um mehr Übersicht über seine Arbeit bemüht, steigert nicht nur seine Produktivität, sondern tut sich selbst etwas Gutes.
Der PC auf dem Schreibtisch einer Führungskraft ist heute eine Selbstverständlichkeit. Zugleich wurde die Anzahl der Sekretariats- bzw. Assistenzstellen unterhalb der Vorstands- bzw. Geschäftsführungsebene drastisch reduziert. Viele früher dort angesiedelte Tätigkeiten im Bereich Planung und Organisation sind damit an die Führungskräfte zurückgefallen. Das reicht von der Führung des Terminkalenders bis zur Reiseplanung. Daher ist der Bedarf für ein leicht zu handhabendes Planungs- und Visualisierungstool im Bereich Zeitplanung und Selbstorganisation enorm gestiegen.
In Seminaren für Führungskräfte stellt der Verfasser den Teilnehmern aus den unterschiedlichsten Bereichen Mindmapping als einen leicht zu erlernenden Weg zu mehr Kreativität und höherer Effizienz vor. Ziel ist es, sich mit dem geringstmöglichen Aufwand besser zu organisieren, die eigene Arbeit besser zu planen und damit den Kopf frei zu bekommen für die Kernaufgaben der Führungskraft, indem Kreativitätspotentiale freigesetzt werden.
Überrascht stellen die Teilnehmer fest, dass Sie als Windows- oder Apple-Anwender mit minimaler Anleitung schon in der ersten Stunde des Seminars einfache, aber dennoch für ihren Alltag hilfreiche Mindmaps wie To-Do-Listen, Wochenpläne oder sogenannte „Routinen“ erstellen können.
Darüber hinaus ist Mindmapping vorzüglich für Studierende geeignet, die das erlernte Wissen zusammenfassen und systematisieren wollen. Tony Buzan, der sich sein Leben lang mit der Verbesserung unserer Gehirnleistung beschäftigt hat und Mitglied der exklusiven Zirkels MENSA ist, gilt als der „Erfinder“ der Mindmapping-Methode. Da wir ein kreisförmiges Gesichtsfeld haben, gehört das Thema einer Ausarbeitung nicht oben links auf eine Seite, wie wir das in unseren herkömmlichen schriftlichen Ausarbeitungen tun, sondern genau in die Mitte. Eine Mindmap differenziert dann alle zum Thema gehörenden Aspekte als Äste bzw. Unteräste, so dass das Thema mit seinen Verästelungen auf einen Blick differenziert erfasst werden kann (siehe Abb. 1)
Dass Mindmaps mit Grafiken und Farben gestaltet sind, dient keinesfalls nur der „Aufhübschung“ von spröden Gegenständen, sondern ist nach nach Buzan zwingend notwendig, um unsere linke Hirnhälfte zu beschäftigen und somit eine Verbesserung der Memorierbarkeit zu erzielen.
So wundert es nicht, dass die noch mit mit Buntstiften gemalten Mindmaps der Vor-Computer-Ära farbenstrotzende Kunstwerke darstellten, über deren Übersichtlichkeit man streiten mag (vgl. Abb. 2).
Mit dem Aufkommen von PC-gestützten Mindmapping-Programmen wie Mindmanager (www.mindjet.de) oder dem browserbasierten Mindmeister (www.mindmeister.de) ergaben sich völlig neue Möglichkeiten wie die Verlinkung zu Dateien oder URLs und die Synchronisation mit PC-Programmen. Allen Programmen ist gemeinsam, dass sie für den geübten Windows- oder Apple-Anwender mit äußerst geringem Aufwand erlernbar sind. Durch die Möglichkeit, die Mindmaps online zu publizieren und gemeinsam mit Teammitgliedern zu bearbeiten sind Mindmapping-Tools zu echten Web 2.0-Anwendungen geworden.
Vom Segen der Routine
Eine Routine stellt die Beschreibung eines häufig wiederkehrenden Prozesses dar. Mindmapping ist prädestiniert als Visualisierungsmethode für Standardprozesse und um eine Vielzahl von Informationen auf einen Blick darzustellen. Dank der Möglichkeit der Verlinkung von Dateien aller Art können alle für den Prozess notwendigen Informationen und Dokumente gebündelt bereitgestellt werden. Das Standardprogramm Mindmanager bietet die Möglichkeit des Datenaustauschs mit Outlook und Lotus fügt sich die Selbstorganisation mit dem MindManager nahtlos in die vorhandene Zeitplanungsinfrastruktur ein.
Als Beispiel soll die Reiseplanung (Abb. 3) dienen. Die dargestellte Mindmap enthält den Ablaufplan einer Geschäftsreise. Alle für die Reise notwendigen Informationen und Dokumente (!) - vom Ticket bis zum Positionspapier - sind von der Mindmap aus über Mausklick erreichbar. Mit einem Blick wird der Ablauf der geplanten Reise deutlich. Es gibt kein Suchen nach Reiseunterlagen oder wichtigen Besprechungsdokumenten. Das spart Zeit und Nerven!
Wer sich einmal die Mühe macht, seine häufig wiederkehrenden Prozesse mit dem Mindmaps zu dokumentieren und als Dokumentvorlagen abzuspeichern, wird mit einem enormen Zeitgewinn und einer stark verbesserten Arbeitsqualität belohnt.
Der Planungsaufwand ist vergleichsweise gering. Durch die Art der Darstellung komplexer Zusammenhänge in einer Mindmap werden Schwachstellen in der Organisation bzw. im Arbeitsablauf schnell sichtbar und können optimiert werden. Zugleich stellt die Aufgabenplanung mit Routinen auch eine hervorragende Dokumentation der geleisteten Arbeit dar. Und dass eine solch „routinierte“ Arbeitsweise dann auch noch Freude bereiten kann, ist ein durchaus angenehmer Nebeneffekt des Zeitmanagements mit dem Mindmapping.
In der „Map Gallery“ bei Mindjet gibt es eine Vielzahl von (meist englischsprachigen) Maps zum Thema „increase productivity“, die als Grundlage für die Erstellung von Routinen für die Selbstorganisation der Führungskraft dienen können. Thematisch geht es dabei von der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Besprechungen bis zum Projektmanagement.
Gut geplant – gut informiert
Es ist eine Binsenweisheit, dass Führungskräfte nicht nur gut planen müssen, sondern ihre Mitarbeiter auch schnell und umfassend über ihre Planungen und Projektsstände informieren müssen. Hier erweisen sich die umfangreichen Exportfunktionen von MindManager als sehr hilfreich. In unserem Beispiel kann die zur Reiseplanung verwendete Routine ergänzt durch das Ergebnisprotokoll der Reise mit wenigen Mausklicks als HTML-Datei in das firmeninterne Intranet eingestellt werden und alle autorisierten Mitarbeiter sind zeitnah und detailliert über das Ergebnis der Besprechungen informiert.
Zusammenfassend kann Mindmapping als ein sehr mächtiges und ressourcensparendes Tool zur Optimierung der Selbstorganisation und des Zeitmanagements von Führungskräften und Studierenden angesehen werden. Gleichwohl wird man nur mit einem hohen Maß an Disziplin in der Anwendung und durch die stetige Anpassung der Routinen an sich ändernden Abläufe dauerhafte Erfolge erzielen können. Ohne Disziplin in der Anwendung gibt es nun mal keinen Weg zur Optimierung der Arbeit. Aber das ist bei allen Planungstools der Fall, nicht nur beim Mindmapping-Tools. Leider...